Dịch vụ đóng thùng hồ sơ giấy tờ văn phòng là một loại hình dịch vụ chuyên hỗ trợ các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức… trong việc thu gom, phân loại, đóng gói và lưu trữ hồ sơ – tài liệu giấy tờ một cách khoa học, an toàn và tiện lợi.
Vì sao nên thuê dịch vụ đóng thùng hồ sơ?
Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp
Việc tự thu gom và đóng gói hồ sơ văn phòng thường tốn rất nhiều thời gian nếu không có quy trình rõ ràng. Với dịch vụ chuyên nghiệp, mọi công đoạn được thực hiện nhanh chóng – chính xác – đúng hạn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng giờ làm việc quý báu.
⏱️ Thực tế cho thấy:
| Tự đóng gói | Dịch vụ chuyên nghiệp |
|---|---|
| 1 – 2 ngày | 3 – 6 giờ |
Hiệu suất tăng gấp 3 lần nếu thuê đúng đơn vị có kinh nghiệm.
Giảm thiểu hư hỏng và thất lạc tài liệu
Hồ sơ, giấy tờ dễ bị rách, ướt, thất lạc khi không được bảo quản đúng cách. Dịch vụ chuyên nghiệp sử dụng thùng carton chất lượng, chống ẩm, cùng quy trình niêm phong, dán nhãn khoa học, giảm thiểu tối đa rủi ro.
Đảm bảo bảo mật thông tin
Thông tin nội bộ, hợp đồng, chứng từ là dữ liệu nhạy cảm cần được bảo vệ tuyệt đối. Dịch vụ uy tín cam kết thực hiện niêm phong, phân loại riêng hồ sơ mật, giúp khách hàng an tâm trong quá trình vận chuyển.
Khi nào cần đóng gói hồ sơ giấy tờ
Chuyển sang văn phòng mới
Đây là thời điểm cần thiết nhất để đóng thùng toàn bộ giấy tờ, tránh mất mát và nhầm lẫn. Các thùng hồ sơ nên được đánh số và liệt kê rõ ràng để dễ dàng kiểm tra sau khi dọn đến nơi mới.
Trong nhiều trường hợp, chuyển nhà trọn gói kết hợp đóng thùng hồ sơ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian di dời và không gián đoạn công việc.
Dọn dẹp hoặc lưu trữ dài hạn
Không chỉ khi di chuyển văn phòng, việc đóng gói hồ sơ đúng chuẩn còn cần thiết khi bạn muốn lưu trữ dài hạn để tiết kiệm diện tích.
Thay vì chất đầy tủ, hãy sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để đóng thùng và lưu kho an toàn với chi phí hợp lý và bảo mật tuyệt đối.
Những rủi ro khi tự đóng hồ sơ văn phòng
Dễ thất lạc và nhầm lẫn
Không có quy trình phân loại rõ ràng sẽ khiến bạn dễ để sai hồ sơ, thiếu tài liệu quan trọng hoặc mất thời gian tìm lại.
Nhân viên không chuyên có thể đóng nhầm thùng, không ghi chú, không đánh dấu mã, gây khó khăn lớn khi chuyển văn phòng đến nơi mới.
Không đảm bảo an toàn vật lý
Tài liệu có thể bị rách, nhăn, thấm nước nếu không sử dụng đúng vật liệu đóng gói.
Một sai sót nhỏ như không dán băng keo kỹ hay để quá tải trong thùng cũng có thể khiến thùng hồ sơ bị bung trong lúc vận chuyển.
Tốn công sức nhưng kém hiệu quả
Nhiều nhân sự văn phòng không có kinh nghiệm đóng gói, dẫn đến việc làm mãi không xong, thùng dễ bung, hồ sơ rơi vãi. Cuối cùng vẫn phải gọi dịch vụ nhưng mất thêm thời gian ban đầu.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp
Đội ngũ có kinh nghiệm và kỹ năng
Dịch vụ đóng thùng chuyên nghiệp cung cấp nhân viên được đào tạo bài bản về cách phân loại, đóng thùng, ghi nhãn hồ sơ.
Họ sử dụng quy trình rõ ràng, dụng cụ chuyên dụng để đảm bảo toàn bộ giấy tờ được đóng gói khoa học và dễ tìm sau khi chuyển đến nơi mới.
Bảo hiểm hàng hóa và hồ sơ
Nhiều đơn vị cung cấp bảo hiểm cho hồ sơ nếu mất mát trong quá trình vận chuyển. Đây là điểm cộng lớn cho những công ty cần di chuyển tài liệu quan trọng.
Ngoài ra, các đơn vị uy tín như chuyển nhà Go thường cam kết bồi thường thiệt hại rõ ràng nếu xảy ra sự cố.
Quy trình đóng thùng hồ sơ tiêu chuẩn
Các bước cụ thể từ A đến Z
- Khảo sát sơ bộ số lượng hồ sơ
- Phân loại và đánh dấu tài liệu
- Chọn loại thùng và vật tư phù hợp
- Đóng thùng, niêm phong, ghi nhãn
- Lập bảng kê chi tiết theo thùng
📋 Mẫu bảng kê thùng hồ sơ:
| STT | Mã Thùng | Loại Hồ Sơ | Ghi Chú |
|---|---|---|---|
| 01 | A001 | Kế toán 2022 | Bảo mật cao |
| 02 | A002 | Nhân sự | Không ưu tiên |
Chuẩn hóa theo từng loại tài liệu
Không phải hồ sơ nào cũng đóng gói giống nhau.
- Tài liệu hành chính: dùng thùng nhỏ
- Tài liệu kế toán: chia theo năm, có phân cách
- Hồ sơ nhân sự: cần phân loại theo phòng ban
Loại thùng carton phù hợp cho hồ sơ
Kích thước thùng tiêu chuẩn
Không phải loại thùng nào cũng phù hợp để chứa hồ sơ. Dưới đây là 3 kích thước phổ biến:
📦 Bảng kích thước thường dùng:
| Loại Thùng | Kích Thước (cm) | Sức chứa | Gợi ý sử dụng |
|---|---|---|---|
| Nhỏ | 40x30x20 | ~5-7kg | Tài liệu mỏng, thư |
| Trung | 50x40x30 | ~10-15kg | Hồ sơ nhân sự, hợp đồng |
| Lớn | 60x50x40 | >20kg | Không khuyến nghị |
👉 Lưu ý: Không nên chọn thùng quá to, vì dễ khiến hồ sơ nặng, gây rách đáy thùng khi bê vác.
Chất liệu chống ẩm và chịu lực
Thùng carton dùng để đựng hồ sơ nên là loại 5 lớp hoặc 7 lớp, có khả năng chịu lực tốt và hạn chế ẩm mốc.
Một số đơn vị sử dụng thêm lớp lót PE hoặc túi nilon trong thùng để đảm bảo giấy tờ không bị hút ẩm trong quá trình vận chuyển.
Cách phân loại hồ sơ trước khi đóng thùng
Phân loại theo năm và phòng ban
Việc phân loại trước khi đóng gói giúp tiết kiệm thời gian khi cần tìm lại hồ sơ. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc:
🗂️ Năm + Phòng ban + Mã hồ sơ
Ví dụ: 2024-KT-01 ứng với hồ sơ năm 2024 của bộ phận Kế toán, thùng số 01.
Áp dụng định danh này vào nhãn thùng giúp dễ kiểm tra và truy xuất hồ sơ sau khi chuyển văn phòng.
Hồ sơ lưu trữ lâu và hồ sơ cần dùng ngay
Khi di dời văn phòng, có những tài liệu phải dùng ngay sau khi đến nơi mới. Vì vậy, hãy phân ra:
- 📌 Thùng “ưu tiên sử dụng” – để trên cùng, dễ tiếp cận
- 📦 Thùng “lưu trữ lâu dài” – có thể xếp vào kho hoặc tầng dưới
Việc này giúp không phải mở tung tất cả thùng sau khi chuyển văn phòng.
Nhãn mác và mã hóa thùng hồ sơ như thế nào
Cách đánh mã thùng hiệu quả
Một hệ thống mã thùng rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát chính xác vị trí và nội dung từng thùng.
📇 Gợi ý quy ước mã hóa:
| Mã Thùng | Ý Nghĩa |
|---|---|
| KT2023-01 | Kế toán, năm 2023, thùng 01 |
| NS2024-03 | Nhân sự, năm 2024, thùng 03 |
Mã thùng nên được in rõ ràng trên cả 4 mặt, tránh dán tay dễ bong tróc khi vận chuyển.
Ghi chú nội dung bên ngoài thùng
Mỗi thùng cần có nhãn thông tin gồm:
- Phòng ban
- Loại hồ sơ
- Thời gian lưu trữ
- Người đóng gói
💡 Gợi ý: Dán phiếu liệt kê nội dung sơ bộ bên ngoài để dễ tra cứu, nhưng không ghi chi tiết nội dung nhạy cảm nhằm đảm bảo bảo mật.
Cách bảo quản tài liệu quan trọng khi vận chuyển
Sử dụng túi chống ẩm và bọc PE
Đối với các hồ sơ quan trọng như hợp đồng, chứng từ gốc, cần cho vào túi zip, túi chống ẩm, sau đó đặt vào thùng lót PE.
📦 Các thùng này cần được đánh dấu riêng: “Tài liệu quan trọng – Ưu tiên giữ khô ráo”
Nếu di chuyển vào mùa mưa, nên bọc kỹ ngoài thùng bằng màng co hoặc bìa carton bổ sung để tránh ngấm nước từ sàn xe tải.
Đóng gói riêng hồ sơ mật và tài liệu pháp lý
Tài liệu mật, giấy tờ pháp lý nên được đóng trong thùng riêng, có niêm phong và ký xác nhận của người phụ trách.
Nên tránh giao cho bên thứ ba hoặc tài xế tự vận chuyển, thay vào đó, cử nhân sự nội bộ đi cùng để giám sát.
Dịch vụ có kèm tháo lắp tủ hồ sơ không
Tùy đơn vị có hoặc không hỗ trợ
Một số dịch vụ chỉ đóng thùng hồ sơ, không hỗ trợ tháo lắp hoặc vận chuyển tủ đựng hồ sơ. Tuy nhiên, các gói như chuyển nhà trọn gói thường bao gồm toàn bộ các bước từ tháo dỡ, vận chuyển đến lắp đặt lại tại văn phòng mới.
→ Trước khi đặt dịch vụ, nên hỏi rõ về phạm vi hỗ trợ.
Lợi ích khi chọn dịch vụ có tháo lắp
Việc kết hợp tháo lắp tủ và đóng thùng hồ sơ giúp quá trình chuyển văn phòng liền mạch, tiết kiệm chi phí và nhân lực.
Đặc biệt với các tủ lớn, nhiều ngăn kéo, việc tháo lắp đúng kỹ thuật sẽ hạn chế hỏng hóc và mất hồ sơ.
Thời gian trung bình để đóng gói hoàn tất
Phụ thuộc vào số lượng hồ sơ
Thời gian đóng thùng hồ sơ không cố định, mà phụ thuộc vào các yếu tố:
- 🗃️ Số lượng giấy tờ cần xử lý
- 👥 Số nhân viên hỗ trợ đóng gói
- 🕒 Mức độ phân loại chi tiết (phân theo loại, năm, mã…)
Trung bình: 3–6 tiếng cho văn phòng nhỏ (~10–15 thùng hồ sơ), 1–2 ngày cho văn phòng lớn
Cách rút ngắn thời gian hiệu quả
Để tiết kiệm tối đa thời gian, bạn nên:
- 📌 Phân loại sơ bộ trước ngày đóng gói
- ✅ Chuẩn bị thùng, nhãn, vật tư trước
- 👷♂️ Thuê đơn vị có nhiều nhân viên, kinh nghiệm thực chiến
Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp như chuyển văn phòng giúp bạn rút gọn quy trình và hoàn thành công việc đúng deadline.
Báo giá dịch vụ đóng thùng hồ sơ hiện nay
Cách tính giá phổ biến
Thông thường, đơn vị dịch vụ tính giá theo số lượng thùng hồ sơ, hoặc theo giờ công nhân làm việc.
📊 Bảng giá tham khảo:
| Hạng mục | Đơn giá |
|---|---|
| Đóng thùng hồ sơ (theo thùng) | 20.000 – 35.000đ/thùng |
| Phân loại & ghi nhãn | 10.000 – 20.000đ/thùng |
| Nhân công đóng gói (theo giờ) | 80.000 – 120.000đ/giờ |
Yếu tố làm thay đổi chi phí
Chi phí có thể thay đổi do:
- 🔢 Số lượng hồ sơ cần xử lý
- 🕵️♀️ Mức độ phân loại, bảo mật yêu cầu
- 🚛 Có bao gồm vận chuyển, tháo lắp hay không
👉 Nên yêu cầu báo giá chi tiết trước khi ký hợp đồng, tránh phát sinh không rõ ràng sau này.
Những điều cần chuẩn bị trước ngày chuyển
Liệt kê rõ hồ sơ cần đóng gói
Trước ngày dịch vụ đến làm, bạn nên tự lập danh sách tạm thời gồm:
- Loại tài liệu
- Thời gian lưu trữ
- Mức độ bảo mật
🔍 Điều này giúp nhân viên đóng gói nắm bắt nhanh công việc và đóng đúng loại, đúng nhãn, đúng yêu cầu.
Sắp xếp khu vực đóng thùng thuận tiện
📦 Nên chọn một khu vực trống trong văn phòng, tránh nơi có nhiều người qua lại, để làm nơi tập kết và đóng thùng.
Bạn cũng nên đánh dấu thùng dễ vỡ, tài liệu quan trọng bằng ký hiệu riêng (ví dụ: ⚠️ hoặc 🔒).
Cam kết bảo mật tài liệu từ nhà cung cấp
Dịch vụ cần có hợp đồng bảo mật
Với những tài liệu nội bộ, kế toán, pháp lý… bạn cần yêu cầu nhà cung cấp ký hợp đồng bảo mật (NDA) rõ ràng.
📃 Hợp đồng nên quy định rõ:
- Không được chụp ảnh, sao chép
- Không tiết lộ nội dung hồ sơ
- Chịu trách nhiệm nếu xảy ra rò rỉ
Phân loại và niêm phong hồ sơ nhạy cảm
Ngoài giấy tờ thông thường, các thùng có chứa dữ liệu quan trọng nên được:
- ✅ Niêm phong bằng băng dính có in logo
- 🔐 Dán tem chống mở
- 📌 Có ký tên của người đóng gói và xác nhận của người quản lý
🛡️ Điều này giúp kiểm soát nghiêm ngặt từng bước, tránh rủi ro lọt thông tin ra ngoài.
Đơn vị nào có kinh nghiệm đóng gói hồ sơ
Ưu tiên đơn vị chuyên chuyển văn phòng
Đơn vị nhiều kinh nghiệm trong mảng chuyển văn phòng thường đã quen với quy trình đóng thùng hồ sơ:
- Có đội ngũ được đào tạo bài bản
- Sử dụng vật tư chất lượng, quy chuẩn ngành
- Có quy trình phối hợp nhanh, chính xác
Gợi ý đơn vị uy tín
Nếu bạn chưa từng sử dụng dịch vụ này, có thể tham khảo thương hiệu lớn như:
- Chuyển nhà Go – https://chuyendon.vn/
💬 Đơn vị này thường có sẵn đội ngũ, kho vật tư, và dịch vụ hỗ trợ ngoài giờ linh hoạt, phù hợp với các văn phòng cần chuyển nhanh.
Cách kiểm đếm hồ sơ sau khi dọn về văn phòng mới
Dùng bảng kê theo mã thùng
Sau khi chuyển văn phòng, bạn cần kiểm tra đối chiếu danh sách mã thùng với thực tế nhận hàng. Điều này giúp phát hiện sớm nếu có thùng bị thiếu, lạc hoặc sai nội dung.
📋 Ví dụ bảng đối chiếu:
| Mã Thùng | Trạng thái khi nhận | Ghi chú |
|---|---|---|
| KT2023-01 | Đủ, còn niêm phong | OK |
| NS2024-03 | Mất nhãn, cần kiểm tra | Nghi ngờ thất lạc |
🔎 Nên giao cho một nhân sự chịu trách nhiệm ghi nhận tình trạng từng thùng, sau đó xác nhận với đơn vị vận chuyển.
Sắp xếp hồ sơ lại theo phòng ban
Sau khi kiểm đếm xong, hãy phân bổ thùng hồ sơ về đúng phòng ban. Đừng mở tất cả thùng tại một nơi, vì dễ gây lộn xộn.
Bạn nên đánh dấu vị trí để thùng hồ sơ trước trong sơ đồ mặt bằng mới, giúp nhân viên dễ nhận và sắp xếp.
Dịch vụ có hỗ trợ vận chuyển trọn gói không
Lợi ích của gói dịch vụ tổng hợp
Việc chỉ thuê đóng thùng mà tự lo phần còn lại (xe tải, nhân lực, tháo lắp…) sẽ tốn công, rời rạc và dễ phát sinh.
Giải pháp tốt nhất là lựa chọn dịch vụ chuyển nhà trọn gói, bao gồm:
✅ Đóng thùng
✅ Vận chuyển
✅ Bốc xếp
✅ Tháo lắp nội thất
⏱️ Tiết kiệm 30–50% thời gian và công sức so với việc chia nhỏ từng khâu.
So sánh giá và dịch vụ giữa các gói
💡 Dưới đây là bảng so sánh giữa 2 hình thức phổ biến:
| Hạng mục | Thuê riêng từng dịch vụ | Chuyển nhà trọn gói |
|---|---|---|
| Thời gian | Dài hơn, phân tán | Nhanh, đồng bộ |
| Chi phí tổng thể | Thấp từng phần, nhưng phát sinh nhiều | Tối ưu, rõ ràng từ đầu |
| Độ chuyên nghiệp | Không đồng nhất | Cao, do 1 đơn vị đảm nhiệm |
Phản hồi thực tế từ khách hàng đã sử dụng dịch vụ
Khách hàng văn phòng nhỏ
“Ban đầu công ty tôi chỉ định tự đóng thùng hồ sơ, nhưng thấy quá rối và tốn thời gian. Sau khi thuê chuyển nhà Go, chỉ trong 1 buổi sáng đã hoàn tất đóng gói hơn 20 thùng hồ sơ, vận chuyển nhanh và không mất mát gì.” – Anh Quân, trưởng phòng nhân sự, Quận 3
Doanh nghiệp có hồ sơ cần bảo mật
“Chúng tôi yêu cầu rất cao về bảo mật tài liệu. Nhân viên của dịch vụ rất chuyên nghiệp, luôn dán tem niêm phong, ghi nhận từng mã thùng và kiểm kê trước và sau chuyển. Thực sự an tâm.” – Chị Hương, kế toán trưởng công ty luật tại Bình Thạnh
Mẹo giữ hồ sơ không bị ẩm mốc sau khi vận chuyển
Dùng túi hút ẩm và không đặt sát tường
📦 Trong mỗi thùng, bạn nên đặt 1–2 túi hút ẩm (silica gel) để tránh tình trạng ẩm giấy sau khi chuyển đến nơi mới.
Ngoài ra, không nên kê thùng hồ sơ trực tiếp lên sàn nhà hoặc sát tường, đặc biệt là tường bên ngoài, tường nhà vệ sinh – nơi thường có độ ẩm cao.
Bảo quản thùng ở nơi thoáng mát
Không gian lưu trữ sau chuyển dọn nên có:
- 🌬️ Quạt thông gió
- 🌡️ Nhiệt độ dưới 30 độ C
- 🌤️ Tránh ánh nắng chiếu trực tiếp
📌 Thỉnh thoảng mở thùng ra để kiểm tra, đảm bảo hồ sơ không có dấu hiệu mốc hoặc mục giấy.
Hướng dẫn liên hệ dịch vụ chuyển nhà Go
Các hình thức liên hệ
Bạn có thể kết nối với chuyển nhà Go qua nhiều kênh linh hoạt:
📞 Hotline: 0945 74 74 77
💬 Zalo, Facebook: tìm từ khóa “Chuyển Nhà Go”
🌐 Website chính thức: https://chuyendon.vn
Đội ngũ tư vấn viên trực 24/7, hỗ trợ báo giá, khảo sát miễn phí tận nơi.
Quy trình đặt lịch nhanh gọn
📝 1. Gọi hotline hoặc điền form trên website
📍 2. Nhân viên đến khảo sát số lượng hồ sơ và vật dụng
📃 3. Nhận báo giá – ký hợp đồng
🚛 4. Triển khai đóng thùng – vận chuyển đúng ngày hẹn
⏱️ Tổng thời gian xử lý đặt lịch chỉ từ 30 phút, triển khai thực tế trong vòng 24–48h tùy khối lượng.
